Qué información legal debes preparar para la web de tu negocio

Prepara la identidad correcta del negocio

Distingue nombre comercial y persona o sociedad que presta el servicio. Reúne sus datos de identificación y contacto y comprueba cuál es la información vigente. Si utilizas una marca distinta, explica la relación para que el equipo no presente dos empresas como si fueran la misma.

El artículo 10 de la LSSI recoge información identificativa y de contacto, datos registrales y otros datos cuando correspondan, como autorizaciones o profesión regulada. Revisa su aplicación a tu actividad; no completes casillas con datos inventados para terminar la maqueta.

Prepara un documento de trabajo con dato, fuente y persona que lo confirma. La dirección de un local visitable puede no coincidir con otros domicilios de gestión. Esa diferencia debe explicarse correctamente y no resolverse escogiendo la dirección que quede mejor en un mapa.

Si cambias de sociedad o de profesional responsable, incluye la actualización legal en el mismo proceso que cambia la información comercial. Una portada renovada con un pie antiguo puede dejar dudas sobre quién ofrece realmente el servicio.

Haz inventario de los puntos donde se piden datos

Recorre la web prevista y anota formularios, reservas, altas, solicitudes de presupuesto y herramientas externas. Incluye qué campos se piden, para qué se necesitan y dónde termina la información. Un contacto aparentemente sencillo puede enviar datos a un correo, guardarlos en un panel y conectarlos a otro servicio.

Pregunta quién revisará esas solicitudes y quién podrá acceder a ellas. No basta con nombrar una herramienta: necesitas conocer el recorrido real. Si después del primer mensaje se solicita documentación, ese segundo paso también debe contemplarse.

Recoge lo necesario para el proceso definido. No añadas fecha de nacimiento, documentos o detalles sensibles por costumbre. Si una clínica necesita información sanitaria, no debe improvisarse su recogida en un formulario comercial general. Define antes el procedimiento adecuado.

Describe el tratamiento antes de redactar la privacidad

La información de privacidad debe corresponder a lo que haces con los datos. Para prepararla, reúne identidad del responsable, finalidades, base jurídica, destinatarios, conservación y forma de ejercer derechos, según lo que corresponda. No elijas una base jurídica porque una plantilla la traiga marcada.

El artículo 11 de la LOPDGDD contempla información básica y acceso sencillo a la información adicional. La redacción y su presentación tienen que revisarse junto con el proceso real, no tratarse como una página aislada que se añade al final.

Explica al equipo si una solicitud se utilizará únicamente para responder o si habrá otro tratamiento. La recepción de un mensaje no debería convertirse por defecto en autorización para cualquier comunicación posterior. Si quieres incorporar una finalidad nueva, revisa su encaje antes de configurarla.

Conserva una versión de la información aprobada y la relación de herramientas con la que se preparó. Cuando cambie el formulario o su destino, podrás comprobar qué debe revisarse en lugar de reutilizar un texto que ya no describe el servicio.

Revisa mapas, vídeos, chat y medición

Haz una lista de recursos externos y de lo que aportan. Un mapa puede ayudar a encontrar el local; un vídeo puede explicar un proceso. Pero cada añadido debe tener una función y una configuración conocida. No instales herramientas solo para que la web parezca más completa.

Indica si los recursos se cargan al abrir la página o después de una acción. Revisa también qué sucede al rechazarlos cuando necesitan consentimiento: el visitante debería comprender la alternativa disponible. La apariencia del banner y el comportamiento de las herramientas deben comprobarse juntos.

Una dirección escrita y un enlace al mapa pueden resolver algunos casos sin incrustar un recurso. Esa elección depende del recorrido que quieras ofrecer. Lo importante es conocer las consecuencias de la herramienta elegida y mantener la información coherente.

La medición necesita definir qué se registra. No envíes a estadísticas el contenido de formularios ni datos personales por comodidad. Un evento de clic y una solicitud operativa responden a necesidades diferentes; no deben mezclarse para aparentar una conversión confirmada.

Comprueba la configuración de cookies y consentimiento

Identifica las tecnologías que se utilizan y su finalidad, en lugar de copiar una lista extensa que no corresponde a tu web. Revisa cuáles necesitan consentimiento y cuáles pueden estar exentas según el caso. No todas las páginas utilizan las mismas herramientas ni necesitan la misma configuración.

La AEPD explica las implicaciones de cookies y consentimiento y señala la misma visibilidad para aceptar y rechazar. El diseño del aviso debe acompañar la elección real del visitante, sin sustituirla por una casilla decorativa.

Prueba una primera visita sin preferencias previas y vuelve después de cambiar la selección. Comprueba el acceso a la configuración y qué ocurre con los recursos externos. Si el aviso afirma una cosa y la página carga otra, corregir el color o el tamaño del banner no resuelve el problema.

Cuando se añada una herramienta, revisa el inventario y la configuración antes de publicarla. Un cambio pequeño en diseño puede introducir una dependencia nueva. Mantener esta tarea dentro del procedimiento de cambios evita tratar las cookies como un proyecto que se hace una vez y se olvida.

Comprueba también derechos y afirmaciones comerciales

Revisa permisos para fotografías, logotipos, testimonios y trabajos que quieras mostrar. Tener un archivo no significa disponer de cualquier derecho de publicación. Si aparecen personas o datos que no deberían difundirse, prepara otra imagen o un tratamiento adecuado antes de publicarla.

Comprueba condiciones, precios y lo que promete cada servicio. Si una oferta necesita una limitación importante, no la escondas en un documento separado mientras el titular transmite otra cosa. El equipo debe conocer qué información es imprescindible para que la propuesta se entienda correctamente.

En sectores regulados, pide revisión a quien conoce sus requisitos específicos. Una herramienta de generación puede ayudar a organizar textos, pero no acreditar una autorización o una cualificación. Marca los datos pendientes en el documento de trabajo y no los publiques como hechos.

Reparte tareas sin perder la responsabilidad del negocio

El equipo web puede incorporar textos, preparar enlaces y configurar herramientas dentro del alcance contratado. El negocio tiene que aportar datos correctos y validar la información de su actividad. Si interviene una asesoría, define qué revisa y qué decisiones debe comunicar.

En Clara se proporcionan textos genéricos y se prepara la gestión de consentimiento según el servicio. Los textos requieren adaptación y el cliente es responsable de su información legal. No se presenta una plantilla como una certificación de cumplimiento de cualquier negocio.

Guarda las decisiones y la versión que se publica. Si una persona pide cambiar el destino del formulario o incorporar otra herramienta, identifica qué revisión necesita. Separar contenido, configuración y validación permite que cada parte sepa qué tarea le corresponde.

Haz una revisión antes de aceptar la web

Abre todos los enlaces legales desde el pie y desde los puntos de recogida de datos. Comprueba que se pueden leer en móvil, que el negocio está bien identificado y que no quedan nombres de ejemplo. Los documentos deben integrarse con el diseño sin perder legibilidad.

Revisa los formularios y la información que los acompaña. Comprueba sus destinos con el equipo en una prueba autorizada. La página de privacidad no debe mencionar una recepción que no existe ni omitir una conexión que sí está activa.

Deja una lista de pendientes si falta alguna validación. No marques todo como terminado solo porque los enlaces abren. La puesta en marcha necesita coherencia entre lo que se dice, lo que se recoge y lo que hace la web.

Preguntas al preparar los textos legales